| Należyta staranność w VAT to wskazanie najważniejszych okoliczności, które będą brać pod uwagę urzędnicy skarbowi w ocenie działalności przedsiębiorców przy rozliczeniach VAT. Różnią się one w zależności od tego, czy chodzi o podjęcie współpracy z nowym kontrahentem, kontynuację z dotychczasowym, a także w razie płatności przy wykorzystaniu mechanizmu podzielonej płatności (MPP).
Przedsiębiorca jest zobowiązany dochować należytej staranności przy rozpoczęciu współpracy z kontrahentem, tj.:
- <!–[endif]–>zawarciu transakcji z podmiotem, z którym wcześniej nie zawierał transakcji handlowych dotyczących towarów, oraz
- <!–[endif]–>zawarciu transakcji z podmiotem, z którym zawierał je już wcześniej, ale nowe transakcje dotyczą towarów nieobjętych dotychczas branżą lub profilem działalności kontrahenta i których przedsiębiorca dotychczas od niego nie kupował.
Ocena należytej staranności w przypadku nowego kontrahenta
W przypadku każdego nowego kontrahenta wskazane jest:
1. potwierdzić, czy kontrahent – w zależności od rodzaju podmiotu – jest zarejestrowany w KRS: https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu lub w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej: https://aplikacja.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/search.aspx
2. potwierdzić, czy kontrahent na moment transakcji jest wpisany do prowadzonego przez Szefa KAS Wykazu podatników VAT (tzw. Biała lista): https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka
Wskazówka! Na Białej liście znajdziemy informację, czy kontrahent:
- zarejestrowany jako podatnik VAT czynny albo zwolniony, czy został przywrócony do rejestru VAT,
- <!–[endif]–>został wykreślony jako podatnik VAT lub nie został zarejestrowany,
3. potwierdzić, czy kontrahent posiada wymagane koncesje i zezwolenia dotyczące towarów, które są przedmiotem planowanych transakcji,
4. potwierdzić, że osoby zawierające umowę/dokonujące transakcji posiadają umocowania do działania w imieniu kontrahenta (na podstawie danych z KRS lub CEIDG),
5. zwrócić uwagę na wszelkie okoliczności transakcyjne (lista nie ma charakteru zamkniętego), należy sprawdzić np.:
- czy cena towaru oferowanego podatnikowi przez kontrahenta znacząco odbiega od ceny rynkowej bez ekonomicznego uzasadnienia,
- czy podatnik nabył od kontrahenta towary, które należą do innej branży niż ta, w której działa kontrahent i których dotychczas podatnik od niego nie nabywał, jeżeli zmiana profilu działalności kontrahenta nie ma uzasadnienia ekonomicznego,
- czy kontrahent posiada siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej pod adresem, pod którym brak jest oznak prowadzenia działalności gospodarczej,
- czy transakcja została zawarta na warunkach znacznie odbiegających od tych, które uznawane są w danej branży za gwarantujące bezpieczeństwo obrotu,
- jakim, kontrahent będący spółką kapitałową, dysponuje kapitałem zakładowym (współmierność w stosunku do okoliczności transakcji),
- czy kontrahent posiada zaplecze organizacyjno-techniczne odpowiednie do rodzaju i skali prowadzonej działalności gospodarczej.
Ocena należytej staranności przy kontynuacji współpracy z kontrahentem
Przy kontynuacji współpracy wskazane jest:
- <!–[endif]–>weryfikowanie w sposób regularny, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
- <!–[endif]–>weryfikowanie w sposób regularny, czy kontrahent nie utracił wymaganych koncesji i zezwoleń,
- <!–[endif]–>weryfikowanie w sposób regularny, czy osoby zawierające umowę/dokonujące transakcji posiadają aktualne umocowania do działania w imieniu kontrahenta,
- <!–[endif]–>weryfikowanie, czy kontrahent został wpisany do prowadzonego przez Szefa KAS wykazu podatników VAT (Biała lista), czy został wykreślony przez naczelnika urzędu skarbowego z rejestru jako podatnik VAT, chyba że rejestracja kontrahenta została przywrócona w późniejszym okresie.
Ocena dochowania należytej staranności przez podatnika w razie płatności przy wykorzystaniu mechanizmu podzielonej płatności (MPP)
Jeżeli płatność na rzecz dostawcy towaru zostanie zrealizowana przy wykorzystaniu MPP, należy uznać, że podatnik dochował należytej staranności, jeżeli pozytywnie zweryfikował przesłanki formalne i nie zachodzą inne okoliczności, które w sposób jednoznaczny mogłyby wskazywać na brak dochowania należytej staranności.
Źródło: Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych:
https://www.podatki.gov.pl/vat/bezpieczna-transakcja/nalezyta/ |
