| Często zdarza się, że przedsiębiorcy po przesłaniu faktury do Krajowego Systemu e-Faktur przygotowują dodatkowo wizualizacje wystawionych faktur w PDF i przesyłają kontrahentom takie wizualizacje. W teorii nie powinno być z tym żadnego problemu – okazuje się jednak, że teoria i praktyka to często dwie różne kwestie. W jednej z ostatnich interpretacji dyrektor KIS odniósł się do takiej sytuacji – szczegóły poniżej.
Wizualizacje faktur z szerszym zakresem danych
Omawiany problem dotyczył spółki zarejestrowanej w Polsce jako czynny podatnik VAT, która planowała wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF, a równolegle przesyłać kontrahentom wizualizacje tych dokumentów w formacie PDF. Spółka wskazała, że wizualizacja PDF będzie stanowić odzwierciedlenie dokumentu wystawionego w KSeF, tj. będzie zawierała takie obowiązkowe dane jak wystawiona wcześniej faktura ustrukturyzowana. Ponadto na wizualizacji będą znajdować się takie dane jak numer KSeF faktury, data przesłania faktury do KSeF oraz kod QR.
Wnioskodawczyni wskazała jednocześnie, że wizualizacja może zawierać dodatkowe dane, które jednak nie będą wpływać na klasyfikację przedmiotu transakcji, podobnie faktura ustrukturyzowana może zawierać informacje dodatkowe (niewymagane ustawą o VAT), których nie będzie na wizualizacji PDF – np. pola dotyczące obciążeń lub odliczeń. Również niektóre elementy wizualizacji PDF mogą prezentować dane w inny sposób, np. zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”. Spółka podkreśliła jednak, że będzie to wyłącznie sposób prezentacji danych, który nie wpływa na ich treść.
W związku z powyższym spółka zwróciła się do Krajowej Informacji Skarbowej z prośbą o potwierdzenie, że wizualizacje PDF faktur wystawianych w KSeF nie będą uznane za tzw. puste faktury, w związku z czym nie wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT.
Stanowisko DKIS
Organ nie zgodził się z podejściem, że w taki sposób udostępniona wizualizacja nie stanowi pustej faktury.
Przede wszystkim zostało wskazane, że obowiązek zapłaty podatku wynikający z ustawy o VAT – poza sytuacją dotyczącą udokumentowania fakturą czynności niepodlegającej opodatkowaniu VAT czy też czynności, która w ogóle nie została zrealizowana – może wystąpić również, jeżeli podatnik wystawi kilka faktur dokumentujących tę samą czynność. Jeżeli bowiem dokonana przez podatnika na rzecz kontrahenta czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma różnymi fakturami, to co do zasady podatnik będzie obowiązany do zapłaty wykazanego podwójnie podatku (za tę samą czynność opodatkowaną).
Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie określają wymogów, jakie powinny spełniać dokumenty stanowiące wizualizacje faktur ustrukturyzowanych. Jednak warunkiem koniecznym jest zachowanie merytorycznej zgodności pomiędzy wizualizacją a danymi zapisanymi w pliku XML. Zatem dane zamieszczane w wizualizacji powinny być spójne z danymi zawartymi na fakturze wystawionej za pomocą KSeF.
Organ podkreślił, że różnice, które zgodnie z opisem spółki mogą wystąpić między fakturą ustrukturyzowaną a jej wizualizacją w formacie PDF mogą wprowadzić w błąd odbiorcę faktury co do warunków transakcji i nie można uznać, by w takiej sytuacji wizualizacja stanowiła odzwierciedlenie faktury ustrukturyzowanej. Jeśli zatem w pliku XML zostaną wypełnione dane w elemencie „Rozliczenie”, a nie zostaną one wskazane na wizualizacji, może to wprowadzić nabywcę w błąd co do ostatecznej kwoty do zapłaty za towar lub usługę.
Podsumowując, dyrektor KIS uznał, że w sytuacji, gdy wizualizacja PDF będzie zawierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, o której mowa w art. 108.
W związku z tym podatnik może być zobowiązany do zapłaty podatku VAT wynikającego zarówno z faktury ustrukturyzowanej, jak i z jej wizualizacji, jak z dwóch oddzielnych dokumentów (transakcji).
interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 maja 2026 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST |
