Start . Faktura wystawiana w KSeF – co z załącznikami?
Faktura wystawiana w KSeF – co z załącznikami?
W związku z wejściem w życie obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 r. Ministerstwo Finansów stara się do tego czasu jak najbardziej dostosować system do potrzeb jego użytkowników – czyli przede wszystkim przedsiębiorców. Jednym z postulatów zgłaszanych przez podatników był brak możliwości dodawania załączników do faktury ustrukturyzowanej wystawianej w KSeF. Wychodząc naprzeciw przedsiębiorcom, w strukturze FA(3) pojawiła się funkcjonalność polegająca na dodawaniu załączników.
Zawartość załącznika
Załączniki, które będzie można dodawać do faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF, nie będą miały postaci plików w formacie PDF czy JPG, ale będą to rozbudowane bloki danych w formacie XML. Będą one mogły zawierać takie dane jak m.in. tabele z nagłówkami, wierszami i podsumowaniem, zawierające szczegółowe informacje techniczne i podatkowe, takie jak: zużycie energii, dane taryfowe, ceny jednostkowe, jednostki miary czy też ilości.
Ważne! W ramach załączników nie będzie możliwości dołączania takich informacji jak np. cenniki, oferty, umowy, protokoły odbioru itd.
Warunki techniczne dodawania załączników do faktur
Tworzenie oraz przesyłanie załączników do faktur ustrukturyzowanych będzie możliwe wyłącznie przez API KSeF. Narzędzia udostępnianie bezpłatnie przez Ministerstwo Finansów będą umożliwiać jedynie odczyt i pobieranie załączników, ale nie ich dodawanie.
Warto pamiętać, że dodawanie załączników jest obłożone uwarunkowaniami technicznymi:
w przypadku błędów w załączniku konieczne jest wystawienie faktury korygującej,
maksymalny rozmiar faktury z załącznikiem wynosi 3 MB (dla samej faktury jest to 1 MB),
dokumenty są przechowywane przez 10 lat od końca roku ich wystawienia w systemie.
Trzeba zwrócić uwagę zwłaszcza na drugi warunek, a mianowicie wielkość załącznika. Chociaż nie wydaje się ona mała, to w niektórych przypadkach może być znaczącym ograniczeniem.
Podmioty uprawnione do dodawania załączników do faktur
Podstawowym warunkiem uprawniającym do dołączania do faktur załączników jest posiadanie uprawnienia do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Odebrać faktury z załącznikiem mogą również osoby uprawnione do odbioru faktur.
Jednak najistotniejszym warunkiem, od spełnienia którego zależy prawo do dołączania załączników do faktur, jest wcześniejsze zgłoszenie tego faktu i uzyskanie zgody systemu. Takie zgłoszenie odbywa się elektronicznie, za pośrednictwem API KSeF, dostępnego w programach zintegrowanych z systemem.
W zgłoszeniu należy podać takie dane jak m.in.:
dane identyfikacyjne podatnika,
uzasadnienie potrzeby przesyłania faktur wraz z załącznikami (np. wystawianie faktur o złożonych danych w zakresie cen, czy ilości dostarczanych towarów),
przewidywany termin rozpoczęcia przesyłania faktur z załącznikami do KSeF,
szacowaną ilość takich faktur w miesiącu,
rodzaj czynności, których będzie dotyczyć faktura z załącznikiem.
Po akceptacji zgłoszenia podatnik będzie miał możliwość przesyłania faktur z załącznikami w ciągu 2 lat – po tym czasie będzie musiał ponownie wystąpić z wnioskiem.
Ważne! Maksymalny czas na rozpatrzenie zgłoszenia to 30 dni. Podatnicy, którzy chcą od 1 lutego 2026 r. przesyłać faktury z załącznikami, powinni więc odpowiednio wcześniej złożyć zgłoszenie, by zostało przetworzone do tego czasu.
Pole „Dodatkowy opis” na fakturze jako pełniące istotną funkcję
Chociaż pole „Dodatkowy opis” nie jest elementem obligatoryjnym faktury ustrukturyzowanej, to może być bardzo przydatne, zwłaszcza w sytuacji, gdy podatnik nie będzie mógł załączyć do faktury np. protokołu czy zamówienia – nie są to bowiem elementy, które będą mogły być objęte załącznikiem.
W tym polu podatnik będzie mógł wpisać takie dane, jak np. numer zamówienia, adres e-mail, na który zostaną przesłane załączniki w formacie PDF czy link do folderu z dokumentami. Może być to uprościć życie w wielu przypadkach, dlatego warto dostrzec istnienie takiego pola w schemacie faktury ustrukturyzowanej w KSeF.
