Podmiot wyłączony z KSeF musi otrzymać fakturę wystawioną w systemie
W 2026 r. nie każdy podmiot wystawiający i otrzymujący faktury będzie miał obowiązek posługiwania się Krajowym Systemem e-Faktur. Z obowiązkowego KSeF wyłączone są m.in. osoby fizyczne nieprowadzące działalności czy podmioty zagraniczne (zarówno dostawcy, jak i odbiorcy). Problem może pojawić się w sytuacji, gdy podatnik będzie zobowiązany do wystawienia faktury na taki podmiot. Co powinien zrobić i w jaki sposób przekazać odbiorcy fakturę wystawioną w KSeF?
Wystawianie faktur dla podmiotów wyłączonych z KSeF
Ogólną zasadą będzie wystawianie faktur poprzez Krajowy System e-Faktur oraz ich przekazywanie kontrahentom w systemie – z pewnymi jednak wyjątkami. Co zatem w sytuacji, gdy faktura będzie wystawiona na podmiot, który z systemu nie korzysta, jak np. kontrahent zagraniczny?
W takiej sytuacji podatnik będzie musiał:
wystawić fakturę ustrukturyzowaną (e-Fakturę) w Krajowym Systemie e-Faktur (by wywiązać się z obowiązków ustawowych), a następnie
udostępnić fakturę nabywcy w uzgodniony z nim sposób – np. w formie pliku PDF na adres mailowy bądź w formie wydruku.
Bardzo istotne jest w powyższej sytuacji udostępnienie nabywcy faktury w sposób z nim uzgodniony.
Ważne! Przepisy nie podpowiadają, jaka forma uzgodnienia jest właściwa; w gestii stron transakcji pozostaje także sposób udostępnienia.
Bardzo istotne kody QR
To, na co należy zwrócić uwagę, to konieczność oznaczania wydruków, które będą stanowić wizualizację e-faktury, kodami weryfikującymi QR. System z założenia ma zapewnić możliwość weryfikacji po kodzie QR, czy faktura na pewno została wystawiona w KSeF oraz czy wystawił ją uprawniony do tego podmiot.
Ważne! Po kodzie QR druga strona transakcji będzie mogła „odnaleźć” fakturę w KSeF bez konieczności uwierzytelniania się.
Zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT (w wersji obowiązującej od 1 lutego 2026 r.), w przypadku udostępnienia faktury w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (lub w przypadku użycia tej faktury poza KSeF), podatnik będzie zobowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.
Ważne! W przypadku wystawiania faktur w trybie online i przekazywania ich wizualizacji nabywcy (np. osobie fizycznej) na fakturze powinien znaleźć się jeden kod QR.
W interpretacji dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 kwietnia 2024 r. (znak 0114-KDIP1-2.4012.16.2024.1.SST) organ m.in. wskazał, że każda zwizualizowana faktura musi zostać oznaczona kodem QR, nawet jeśli podatnik nie zakłada, że odbiorca faktury będzie go skanował i szukał w systemie. Oznacza to, że również w transakcjach międzynarodowych – jak WDT czy eksport towarów – kod QR musi pojawić się na dokumencie zwizualizowanym z pliku xml i przesłanym kontrahentowi w postaci papierowej lub w formie pliku PDF drogą mailową.
Faktura i wizualizacja
Jak wynika z powyższego, podatnik dokonujący dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotów, które nie korzystają z KSeF na podstawie przepisów ustawy o VAT, ma co do zasady obowiązek wystawiania takich faktur i wysyłania ich do systemu. Jednocześnie dochodzi jednak drugi obowiązek – przekazania wizualizacji takiej faktury odbiorcy, by mógł on posługiwać się takim dokumentem bez konieczności korzystania z systemu (a często w ogóle bez takiej możliwości).
