Remanent na koniec 2025 r. w PKPiR – obowiązki, wycena i ryzyka podatkowe
Spis z natury (remanent) jest jednym z kluczowych elementów rocznego rozliczenia podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR). Choć dla wielu przedsiębiorców stanowi czynność rutynową, w praktyce pozostaje jednym z najczęściej kwestionowanych obszarów podczas czynności sprawdzających i kontroli podatkowych.
Spis z natury to nie wyłącznie formalny obowiązek ewidencyjny. To istotny element rozliczenia podatkowego, który realnie wpływa na wynik finansowy i podatkowy przedsiębiorstwa. Koniec 2025 r. wymaga szczególnej staranności ze strony przedsiębiorców, ponieważ błędy w remanencie mają bezpośredni wpływ na wysokość dochodu do opodatkowania.
Obowiązek sporządzenia spisu z natury
Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR podatnicy są obowiązani sporządzić i wpisać do księgi spis z natury m.in. na koniec każdego roku podatkowego, a więc na 31 grudnia 2025 r.
Ważne! Obowiązek ten dotyczy wszystkich podatników prowadzących PKPiR, niezależnie od skali działalności czy formy opodatkowania dochodu (skala podatkowa, podatek liniowy).
Spis z natury sporządza się również w trakcie roku podatkowego, w przypadku:
rozpoczęcia działalności,
zmiany wspólnika,
zmiany proporcji udziałów wspólników,
utraty prawa do opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych,
likwidacji działalności.
Ważne! Jeżeli podatnik sporządził spis na 31 grudnia 2025 r., nie sporządza już odrębnego spisu na 1 stycznia 2026 r. – remanent końcowy staje się jednocześnie remanentem początkowym kolejnego roku podatkowego.
Zakres spisu z natury – co należy ująć
Spisem z natury należy objąć wszystkie składniki majątku obrotowego, w tym:
towary handlowe,
materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
półwyroby i produkcję w toku,
wyroby gotowe,
braki i odpady.
Zasady wyceny – najczęstsze błędy
Towary handlowe i materiały wycenia się według cen zakupu lub nabycia, a jeżeli ceny rynkowe z dnia sporządzenia spisu są niższe – według tych cen rynkowych.
Produkcję w toku, półwyroby i wyroby gotowe wycenia się według kosztu wytworzenia.
Ważne! W działalności usługowej i budowlanej wartość produkcji niezakończonej nie może być niższa od kosztów materiałów bezpośrednich.
Działalność usługowa i budowlana
Szczególne problemy praktyczne budzi ujęcie produkcji w toku w działalności usługowej i budowlanej. Przedsiębiorcy często błędnie zakładają, że w przypadku braku fizycznych zapasów produkcja w toku nie występuje. Tymczasem niezakończone zlecenia powinny zostać objęte spisem z natury i odpowiednio wycenione.
Wycena towarów przestarzałych i uszkodzonych
W praktyce błędy pojawiają się także przy wycenie towarów przestarzałych, uszkodzonych lub niemających realnej wartości handlowej. W takich przypadkach konieczne jest udokumentowanie przyjętej obniżonej wartości, aby ograniczyć ryzyko zakwestionowania wyceny przez organy podatkowe.
Niesprzedane wartości dewizowe
Spis z natury niesprzedanych wartości dewizowych wycenia się według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy – według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy.
Produkcja zwierzęca
Produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.
Składniki poza siedzibą firmy i towary obce
Spis z natury obejmuje również towary i materiały stanowiące własność podatnika, które w dniu spisu znajdują się poza zakładem, np. w magazynach zewnętrznych, na budowach, u podwykonawców czy w transporcie.
Ważne! W spisie należy ilościowo wykazać towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika, z zaznaczeniem, czyją stanowią własność – bez ich wyceny.
Wymogi formalne spisu
Spis z natury musi być sporządzony w sposób staranny, trwały i kompletny. Powinien zawierać m.in. dane identyfikacyjne podatnika, datę sporządzenia, numerację pozycji, określenie – opis składników, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową, wartość poszczególnych pozycji i wartość łączną, a także klauzulę „Spis zakończono na pozycji …” oraz podpisy osób sporządzających spis i podatnika (podpis właściciela zakładu, wspólników).
Przy prowadzeniu:
księgarń i antykwariatów księgarskich – spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne,
działalności kantorowej – spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe,
działów specjalnych produkcji rolnej – spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.
Termin wyceny i ujęcie w PKPiR
Wyceny spisu z natury należy dokonać nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu.
Ważne! Do PKPiR można wpisać jedną łączną wartość remanentu, pod warunkiem sporządzenia i przechowywania szczegółowego zestawienia pomocniczego.
Zestawienie to powinno być dostępne na potrzeby ewentualnej kontroli podatkowej.
Wpływ remanentu na dochód podatkowy
Wartość remanentu końcowego ma bezpośredni wpływ na wysokość dochodu do opodatkowania za 2025 rok. Zawyżenie remanentu skutkuje zwiększeniem podstawy opodatkowania, natomiast jego zaniżenie może prowadzić do zaległości podatkowych i odpowiedzialności karnoskarbowej.
