Krok po kroku – jak odebrać fakturę w KSeF

Od 1 lutego będzie można odbierać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Dotyczy to wszystkich podmiotów–także tych, które nie wystawiają faktur w KSeF, lecz otrzymują faktury wystawione w KSeF.

JDG i MŚP

Krok 1: Wybierz narzędzie do odbierania faktur (od 1 lutego 2026 r.)

Od 1 lutego będziesz mógł odbierać faktury w KSeF przy użyciu bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów:

Aplikacja Podatnika KSeF – dostępna na stronie www.ksef.podatki.gov.pl.
Aplikacja Mobilna KSeF – dostępna od 1 lutego do pobrania na telefon.
e-mikrofirma – dostęp przez e-Urząd Skarbowy

Co warto zrobić już teraz? Wybierz narzędzie, z którego będziesz korzystać, aby od 1 lutego bez problemu odbierać faktury w KSeF.

Krok 2 Uzyskaj dostęp do KSeF

Jeżeli posiadasz NIP, masz już podstawowe uprawnienia do korzystania z KSeF.

Uwaga!

Jeśli nie prowadzisz jednoosobowej działalności gospodarczej, lecz działasz w innej formie i nie posiadasz pieczęci kwalifikowanej, musisz złożyć formularz ZAW-FA w urzędzie skarbowym, aby uzyskać dostęp do KSeF.

Krok 3: Zaloguj się do KSeF

Wejdź na stronę ksef.podatki.gov.pl lub zaloguj się przez swój program księgowy jeśli jest zintegrowany z KSeF.

Następnie zaloguj się, korzystając z jednej z metod:

Profil Zaufany, lub
podpis kwalifikowany.

Krok 4: Wyszukaj fakturę w swoim narzędziu

Po zalogowaniu się do jednego z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów przejdź do zakładki „Lista Faktur” – znajdziesz tam wszystkie faktury wystawione dla Ciebie w KSeF.

Pamiętaj! Sprawdzaj regularnie czy nie otrzymałeś faktury od swojego kontrahenta. Ma to znaczenie dla terminu płatności za fakturę.

Krok 5: Możliwość pobrania faktury

Otrzymane faktury możesz:

pobrać (np. w formacie PDF,)
zapisać na telefonie lub komputerze,
wydrukować, jeśli są potrzebne np. do rejestracji samochodu, rozliczenia dotacji albo innych spraw administracyjnych czy sądowych.

Pobrane i wydrukowane faktury automatycznie są opatrzone kodem oraz numerem KSeF.

Przetestuj odbieranie faktur w KSeF

Od 15 listopada 2025 r. możesz testować odbieranie faktur w aplikacjach testowych dostępnych na stronie www.ksef.podatki.gov.pl

Inny sposób dostępu do faktury w KSeF

Przed nadaniem numeru KSeF sprzedawca może wydać tzw. „potwierdzenie transakcji” opatrzone kodami QR.
Po przesłaniu faktury do KSeF sprzedawca może także wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej np. jako wydruk lub plik pdf, opatrzony kodem QR z numerem KSeF.

Po zeskanowaniu kodu QR umieszczonego na potwierdzeniu transakcji lub na wizualizacji faktury możliwa jest weryfikacja czy faktura znajduje się już w KSeF.

W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących przedstawionych kroków – skorzystaj z pomocy KAS
Wszystkie informacje dostępne są na www.ksef.podatki.gov.pl lub infolinii KAS 801 055 055, 22 330 03 30