| W 2026 r. Krajowy System e-Faktur stanie się podstawowym narzędziem dokumentowania sprzedaży w Polsce. Ustawodawca zdecydował się jednak zachować pewne wyłączenia, uwzględniając specyfikę wybranych branż oraz ograniczenia techniczne systemu.
Regulacje te, obowiązujące od 1 lutego 2026 r., wyznaczają granice obowiązkowego e-fakturowania i w praktyce tworzą model dokumentacji hybrydowej, w którym część transakcji nadal funkcjonuje poza KSeF.
Katalog wyłączeń (ujęty w rozporządzeniu w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych) nie jest efektem rezygnacji z kontroli podatkowej, lecz konsekwencją ograniczeń technicznych KSeF oraz potrzeby zachowania ciągłości obsługi masowych transakcji o wysokiej dynamice. Niektórych dokumentów – takich jak bilety czy dokumenty finansowe – nie da się obecnie poprawnie odwzorować w strukturze e-faktury ustrukturyzowanej.
Zakres wyłączeń z obowiązku KSeF
Rozporządzenie obejmuje sześć podstawowych grup transakcji:
- usługi przejazdu autostradą płatną
Faktury dokumentujące opłaty autostradowe, zawierające uproszczony zakres danych, wystawiane przez operatorów autostrad lub podmioty działające w ich imieniu, pozostają poza KSeF. Skala i masowość tych operacji wykluczają obecnie ich pełną integrację z systemem.
- przewóz osób – bilety jednorazowe
Wyłączeniem objęto również usługi przewozu osób: koleją, taborem samochodowym, promami, statkami, samolotami i śmigłowcami. Bilety jednorazowe, będące w sensie prawnym fakturami, pozostają dokumentami poza KSeF.
- usługi kontroli ruchu lotniczego
Opłaty trasowe pobierane przez EUROCONTROL w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej, dokumentowane zbiorczymi fakturami miesięcznymi, również nie podlegają obowiązkowi e-fakturowania.
- usługi finansowe i ubezpieczeniowe
Usługi zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT (m.in. ubezpieczenia, kredyty, pośrednictwo finansowe) pozostają poza KSeF, jeżeli dokumentowane są fakturami o węższym zakresie danych.
- samofakturowanie bez identyfikacji NIP nabywcy
Jeżeli nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy i nabywca nie jest zidentyfikowany dla danej czynności za pomocą NIP, obowiązek stosowania KSeF nie powstaje.
- samofakturowanie przy braku NIP po stronie sprzedawcy
Analogiczne wyłączenie obejmuje sytuację, gdy sprzedawca, który upoważnił nabywcę do wystawiania faktur, nie posiada NIP dla danej czynności.
Wyjątek dotyczący samofakturowania przy WDT
Choć co do zasady w przypadku samofakturowania, gdy nabywca nie jest zidentyfikowany dla danej czynności za pomocą polskiego numeru NIP, nie ma obowiązku wystawiania faktury w KSeF, to rozporządzenie wprowadza istotny wyjątek od tej reguły.
Jeżeli transakcja dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, a nabywca wystawiający fakturę w ramach samofakturowania jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej przy użyciu numeru VAT UE, wówczas – mimo braku obowiązku – dopuszczalne jest wystawienie takiej faktury w KSeF.
Rozwiązanie to pozwala objąć systemem KSeF również transakcje unijne realizowane w formule samofakturowania, zapewniając ich pełną przejrzystość oraz spójność z pozostałymi elementami systemu raportowania podatkowego.
Konsekwencje organizacyjne katalogu wyłączeń z KSeF dla przedsiębiorców
Powstaje model dokumentowania sprzedaży, w którym:
- część transakcji funkcjonuje w KSeF,
- część funkcjonuje poza KSeF, ale podlega ujęciu w JPK_VAT,
- wszystkie dane muszą być spójne na poziomie rozliczeń podatkowych.
Oznacza to konieczność budowy dwutorowych procedur księgowych, precyzyjnych instrukcji wewnętrznych oraz rozdzielenia kompetencji personelu.
Uwaga: Największym zagrożeniem praktycznym będzie błędna kwalifikacja transakcji do wyłączeń. Po okresie przejściowym nieuprawnione niewystawienie faktury w KSeF może skutkować sankcjami, odpowiedzialnością karną skarbową oraz zakwestionowaniem rozliczeń.
Podstawa prawna:
|
